Das HinweisgeberInnenSchutzGesetz (HSchG) ist in Österreich am 25.02.2023 in Kraft getreten.
Den HinweisgeberInnen stehen drei Möglichkeiten offen - unter Schutz des Gesetzes - Misstände zu melden:
- intern, über ein Meldesystem (falls implementiert) bzw. direkt an Reporting- oder Compliance Officer bzw. Ombudsmann
- extern, an die zuständige Behörde (z.B Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung, Bundeswettbewerbsbehörde, Finanzmarktaufsichtsbehörde)
- öffentlich, d.h. Hinweis wird direkt an Medien abgegeben (z.B Briefkasten auf der Website vom Standard)
Je nach Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens, gibt es folgende gesetziche Übergangsfristen bezügich Einrichtung eines internen Meldesystems:
- bis zum 25.08.2023, für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern
- bis zum 17.12.2023, für Unterhehmen mit 50 bis 249 Mitarbeiter
Manche Unternehmen (z.B. Firmen aus der Finanzdienstleistungsindustrie) haben ein internes Hinweisgebersystem zu implementieren, unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. Diese Pflicht besteht auch für:
- Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohner
- staatliche Verwaltungsstellen sowie regionale Verwaltungen und Dienststellen
- juristische Personen (z.B Körperschaften, Anstalten, SV Träger und Stiftungen) des öffentlichen Rechts.
Die Mitarbeiteranzahl eines Unternehmens beinhaltet unter anderen:
- alle Angestellten (unabhängig ob in Teil- oder Vollzeitbeschätigung)
- Leitung- und Aufsichtsorgane
- Subunternehmer bzw. Lieferanten die unter Leitung und Aufsicht des Unternehmens arbeiten
- PraktikantInnen
- "überlassene Arbeitskräfte" .
Die Vorteile einer Implementierung eines internen Meldesystems gehen weit über die gesetzliche Konformität hinaus. Das Management kann dadurch ein vorteilhaftes Image von Transparenz und Offenheit etablieren. Innerhalb des Unternehmens ist das ein klares Zeichen an die Mitarbeiter und stärkt redliches Verhalten. Potenzielle Missstände/Verstöße werden zuerst firmenintern bekannt bevor sie an Behörden oder an die Öffentlichkeit gelangen. Es ermöglicht eine systematische Bearbeitung etwaiger Missstände bzw. Schwachstellen im Unternehmen, bevor gravierende Verstöße bzw. größerer Schaden eintreten können
Die Verfügbarkeit eines internen Meldesystems ermöglicht auch Abwendung von Strafen und Vermeidung von Imageverlust. Des Weiteren bewirkt das Meldesystem die Erfüllung von Governance-Standards, die für die Unternehmensbewertung (ESG) sowie für Geschäftspartner bei Auftragsvergabe hoch relevant sind.
Qualitative interne Meldesysteme erfüllen bestimmte Sicherheitsstandards und Zertifizierungen (ISAE 3000 und ISO 27001). Der gesamte Meldeprozess sowie die Dokumentation der Fälle muß entsprechend der DSGVO aufgesetzt und betrieben werden.
Die Kosten für die Implementierung bzw. den laufenden Betrieb eines Meldesystems werden angepasst anhand der in Anspruch genommenen Services, System-Provider und der Mitarbeiterabzahl des Unternehmens.
Kontaktieren Sie uns bezüglich Evaluierung, Implementierung bzw. laufendem Betrieb eines Meldesystems. Unsere Experten beraten und unterstützen Sie sehr gerne.
Wir bieten one-stop-shop Services bezüglich Implementierung und Betrieb eines internen Meldesystems:
- Evaluierung und Konzeptionierung
- Beratung bezüglich passender Lösung für das Unternehmen
- Unterstützung bei System-Auswahl
- System-Einrichtung sowohl technisch als auch organisatorisch
- Unternehmens-Verhaltenskodex Erstellung bzw. -Anpassung
- Erstellung einer Whistleblowing-Richtlinie
- Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungen bezüglich des Whistleblowing-Systems des Unternehmens
- Bearbeitung der Meldungen vom Eingang bis zur Erstellung von Handelsempfehlungen an das Management
- Jahresbericht an das Management
- Gebündelte Expertise bezüglich Compliance sowie rechtlicher Beratung bezüglich HSchG sowie Arbeit-, Kartell-, Datenschutz-, und Vergaberecht
- Zusätzlich und optional, juristische, forensische und Compliance Unterstützung bei Internen Untersuchungen
- Für Konzerne, Betreuung in mehreren Sprachen (Deutsch, Englisch, Kroatisch, Rumänisch, Slowenisch, Ungarisch).
Autoren:
RA Dr. Levente B. Nagy, nagy@nagyfischer.law
Florin Burnar, info@burnarconsulting.com